Sociale media kunnen bedrijven veel opleveren: een hogere productiviteit, meer tevreden werknemers en een beter imago voor de werkgever. Alle reden voor HR-professionals om deze nieuwe middelen te omarmen die communiceren en samenwerken makkelijker maken. Personeelslog beschrijft tien manieren waarmee HR de organisatie vooruit kan helpen met sociale media.

Sociale media kunnen bedrijven veel opleveren: een hogere productiviteit, meer tevreden werknemers en een beter imago voor de werkgever.
Alle reden voor HR-professionals om deze nieuwe middelen te omarmen die communiceren en samenwerken makkelijker maken.

Personeelslog beschrijft tien manieren waarmee HR de organisatie vooruit kan helpen met sociale media.

Sociale media zijn er in alle mogelijke interne en externe varianten. Het gemeenschappelijke kenmerk: ze maken communicatie en interactie laagdrempelig. Daardoor wordt kennisdelen en samenwerken – zelfs met mensen buiten het bedrijf – steeds makkelijker. Hierdoor worden werknemers productiever en kunnen bedrijven sneller innoveren.

HR-professionals lopen op het terrein van sociale media doorgaans niet voorop. Dat is jammer, zoals Personeelslog eerder schreef in ‘10 argumenten waarom HR zich met sociale media moet bemoeien’. In dit vervolg-artikel lees je hoe HR de organisatie bij de hand kan nemen om de voordelen van de sociale media volop te benutten.

Begeleiden van de nieuwe manier van werken
Bij de introductie van sociale media op de werkvloer komt méér kijken dan mensen leren omgaan met Twitter of Facebook. HR-professionals zijn bij uitstek aangewezen om de nieuwe manier van werken binnen de organisatie te begeleiden.

1. Tips geven voor gebruik van sociale media
Met Twitter en Facebook kan iedere medewerker laten zien wat hij op zijn werk en in zijn vrije tijd allemaal doet en wat hij overal van vindt. Werknemers kunnen hiermee laten zien hoe leuk ze hun werk vinden, maar kunnen ook schade berokkenen aan hun werkgever.
Om dit te voorkomen, stellen werkgevers richtlijnen op die medewerkers duidelijk maken wat wel en niet verstandig is. Deze richtlijnen hebben niet altijd veel zin. Met één ‘gebruik je gezond verstand’-regel komen bedrijven vaak al een heel eind. Maar soms kunnen regels handig zijn om interne weerstanden tegen sociale media weg te nemen. Om te voorkomen dat de regels werknemers alleen maar afschrikken, kun je deze ook als tips formuleren. Daarmee stimuleert de werkgever juist dat medewerkers de nieuwe communicatiemiddelen handig inzetten.

2. Faciliteren met trainingen
Anders dan werkgevers vaak denken, schieten de digitale vaardigheden van veel werknemers te kort. Te makkelijk wordt bij sociale media gedacht aan een ‘one size fits all’-aanpak. Afhankelijk van de organisatie en de behoeften van de werknemers zijn er veel varianten denkbaar:

• Algemene, laagdrempelige training om duidelijk te maken hoe media als Twitter, Facebook, LinkedIn en interne varianten als Yammer werken


• Do’s en don’ts in communicatie


• Samenwerken in virtuele teams


• Specifieke aanvulling voor specialismen als community management (bijvoorbeeld klanten betrekken bij bedrijf via Facebook), webcare (zoals klantvragen en klachten beantwoorden via Twitter), referral recruiting (werven van personeel via de online netwerken waarvan de werknemers lid zijn) of voor medewerkers die als digitale ambassadeur optreden.

Voor dergelijke trainingen is het niet altijd noodzakelijk om dure opleidingsinstituten in te huren. Voorlopers binnen de eigen organisatie vinden het vaak leuk om hun expertise over te dragen. Jongeren kunnen bijvoorbeeld prima ouderen op dit terrein coachen.
Overigens helpen sociale media medewerkers om op een efficiënte manier hun vak bij te houden en zich te ontwikkelen. Zo verdient een investering in sociale media-training zich misschien wel terug met een verlaging van opleidingskosten later.

3. Interne vraagbaak
Met de introductie van sociale media in het bedrijf kijken veel ogen naar HR om in samenwerking met de directie en de OR een beleid te formuleren. De uitdaging is om niet alles van te voren dicht te regelen, waardoor al het initiatief in de kiem wordt gesmoord.
Naast richtlijnen, trainingen en een pragmatisch beleid kan een interne vraagbaak helpen. In de praktijk hebben medewerkers en managers vaak de nodige vragen over het gebruik van sociale media. Mag ik via een tweet laten weten aan welke nieuwe projecten ik werk? Kan de medewerker op Twitter of Facebook ook een opmerking over een klant kwijt? Een HR-medewerker die de voetangels en klemmen kent, kan dit soort vragen beantwoorden.

4. Verankering in competenties
Bij de nieuwe manier van communiceren en (samen)werken horen voor een deel andere competenties. HR formuleert deze, zodat hiermee rekening wordt gehouden bij de werving van nieuwe medewerkers en de beoordeling van huidige werknemers.

5. Investeren in interne communicatie
Als medewerkers via Twitter, Facebook en LinkedIn vertellen over hun werk en hun werkgever, is het belangrijk dat ze goed op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen het bedrijf en vooral van het waarom van het bedrijfsbeleid. Bedrijven die volop willen profiteren van hun medewerkers als ambassadeurs, investeren daarom in hun interne communicatie.

Het goede voorbeeld geven
Om in de praktijk te ervaren welke resultaten sociale media opleveren voor het bedrijf, kunnen HR-professionals klein beginnen: bij zichzelf. En natuurlijk zoeken zij zoveel mogelijk de samenwerking met PR, marketing en juridische zaken. Door te kiezen voor slimme quick wins en de resultaten vast te leggen, kunnen HR-professials het interne draagvlak vergroten voor de nieuwe manier van werken.

6. Sociale media inzetten voor interne communicatie
Sociale media maken het communiceren sneller en kunnen een oplossing zijn voor overvolle mailboxen. Zo kunnen weblogs en Yammer bijvoorbeeld worden gebruikt om de vragen aan HR te kanaliseren, reacties over het HR-beleid te verzamelen en om vakkennis te delen.

7. Anders communiceren: het gesprek aangaan in plaats van zenden
Bij sociale media gaat het niet zozeer om de keuze van een nieuw communicatiekanaal. Belangrijker daarbij is dat de kracht van sociale media wordt gebruikt. In plaats van het traditionele zenden, gaat het juist om: luisteren, het gesprek aangaan en samenwerken. Daarbij kom je misschien in contact met mensen die je anders niet ontmoet; met meningen en expertise die jezelf - of je directe omgeving - niet in huis hebt.

8. Samenwerken met klanten en vakgenoten
Zoek de samenwerking op. Sociale media kun je natuurlijk intern gebruiken om de samenwerking met de business te verbeteren. Maar minstens zo handig is om via Facebook, LinkedIn en Twitter contact te leggen met vakgenoten elders. Misschien kun je hen helpen met je expertise en kunnen zij jou ook weer verder brengen; bijvoorbeeld met voorbeelden van bedrijven die sociale media goed weten in te zetten.

9. Recruitment via sociale media
Sociale media zijn voor veel bedrijven al niet meer weg te denken in de arbeidsmarktcommunicatie. Natuurlijk kun je vacatures onder de bedrijfsnaam verspreiden via LinkedIn en Twitter. Wist je ook dat kandidaten via deze kanalen zoeken naar ervaringen van anderen met jouw bedrijf?
Ben je zelf ook actief op deze kanalen, en maak je hierop vacatures bekend en beantwoord je al vragen van kandidaten? Of vaak nog effectiever: maak je hierbij ook gebruik van werknemers om de vacature actief te verspreiden in hun netwerk?

10. Communicatie met oud-collega’s/ZZP-ers
Oud-medewerkers en ZZP-ers raken na verloop van tijd makkelijk uit zicht. Terwijl hun expertise en ervaring voor sommige klussen heel handig kan zijn. Via een LinkedIn- groep of Facebook-pagina kun je hen makkelijk op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen het bedrijf, de vacatures en klussen waarvoor je mensen zoekt.

Ken jij méér manieren waarmee HR de organisatie vooruit kan helpen met sociale media? Laat het ons weten via de reactiemogelijkheid onder dit artikel.

Lees ook:

• 10 argumenten waarom HR zich met sociale media moet bemoeien (Personeelslog)


• 80 online netwerken voor recruitment en HR (Personeelslog)


• De Conversation Company (boek waarin Steven van Belleghem beschrijft hoe sociale media, de bedrijfscultuur en mensen het verschil kunnen maken).