Twee miljoen abonnees van KPN hebben ruim één dag zonder e-mail gezeten. Hoewel het verzet tegen de volle e-mailboxen toeneemt, hebben we géén mensen gehoord die deze mailloze dag heerlijk rustig vonden. Toch zijn steeds meer bedrijven op zoek naar alternatieven voor de communicatie tussen hun werknemers. Personeelslog over de zes nadelen van e-mail en alternatieven hiervoor.

Twee miljoen abonnees van KPN hebben ruim één dag zonder e-mail gezeten. Hoewel het verzet tegen de volle e-mailboxen toeneemt, hebben we géén mensen gehoord die deze mailloze dag heerlijk rustig vonden.
Toch zijn steeds meer bedrijven op zoek naar alternatieven voor de communicatie tussen hun werknemers. Personeelslog over de zes nadelen van e-mail en alternatieven hiervoor.

Een jaar geleden kondigde IT-bedrijf Atos Origin aan alle interne e-mail te willen afschaffen. Om een einde te maken aan de “digitale vervuiling” wil Atos Origin een “zero e-mail bedrijf” worden.

De zes nadelen van e-mail
Atos Origin is niet de enige werkgever die af wil van e-mail. Veertig jaar na het versturen van het allereerste e-mailtje ooit, zoeken bedrijven naarstig naar alternatieven, met name voor hun interne communicatie.

Wat eerst leek op een handig communicatiemiddel dat samenwerken binnen bedrijven vergemakkelijkt, zien bedrijven nu steeds meer als een grote hindernis. Het e-mailverkeer tussen werknemers heeft zes nadelen.

1. Overvloed aan informatie
Een e-mailtje is eenvoudig en snel verzonden, bovendien kost het (bijna) niks. Juist die laagdrempeligheid zorgt voor overvolle mailboxen. De hoeveelheid mail is ons simpelweg boven het hoofd gegroeid.
Dagelijks krijgen werknemers vaak tientallen e-mails, een Amerikaans bedrijf kwam op een gemiddelde van 147 e-mails per dag. De mails komen niet geselecteerd binnen: niet gesorteerd op prioriteit, niet verdeeld over onderwerp of project. De meest gebruikte ordening is nog het tijdstip van verzenden.
Deze grote berg, ongeordende mail lijkt alleen maar te groeien. Nu al besteden veel medewerkers één tot twee uur per werkdag aan het lezen en beantwoorden van mail. Er is zelfs een onderzoek uit 2009 dat spreekt van gemiddeld 2 uur en 45 minuten.

2. Tijdverlies
Het merendeel van de mail levert alleen maar tijdverlies op. Veel berichten in de inbox zijn niet relevant.
Het gaat daarbij niet alleen om spam, maar ook algemene mail waarop geen actie hoeft te worden ondernomen; van e-mailnieuwsbrieven tot al die cc-tjes van eindeloze mail-loops van collega’s (onder meer de beruchte reply all-mailtjes). Volgens sommige schattingen kan maar liefst 90% van de mail direct naar de prullenbak.

3. Voortdurende afleiding
En al die e-mailtjes – relevant of niet – vragen om aandacht; via een piepje van Outlook of het rood knipperende lichtje van de Blackberry. En over elk e-mailtje moeten we een beslissing nemen: weggooien, beantwoorden, bewaren voor later. Dat leidt ons zo af dat het minuten kost voordat we weer geconcentreerd aan onze taak zitten. Als tenminste in de tussentijd niet een volgend mailtje zich meldt…

4. Nooit vrij van werk
Met alle mobiele devices die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben, weet de mail van het werk ons altijd te vinden. En of we nu vrij zijn of ziek, in de stroom mail kan altijd iets urgents zitten dat direct moet worden beantwoord. Hierdoor kunnen werknemers zich nooit meer echt vrij voelen, waardoor het risico op een burn-out toeneemt.
Onder druk van de vakbonden zijn er verschillende initiatieven om de mail buiten werktijd aan banden te leggen. Zo mogen werknemers in Brazilië de mail die zij na hun werk ontvangen als overwerk beschouwen. En in Duitsland hebben de vakbonden bij Volkswagen afgesproken dat op vrije uren geen mail meer wordt verstuurd naar smart phones.

5. Slecht voor samenwerking
E-mail blijkt in de praktijk niet goed voor de samenwerking binnen bedrijven. Want de praktijk van het snelle mailen is ten koste gegaan van het bellen met een collega en even binnenlopen om een probleem te bespreken.
Juist een gesprek waarin medewerkers rechtstreeks op elkaar reageren, zorgt ervoor dat zij samen sneller een oplossing voor een probleem vinden en beter samen werken. Voor een Amerikaans bedrijf was dat de reden om al in 2007 de no e-mail fridays in te voeren.

6. Ouderwets
E-mail is langzamerhand een beetje ouderwets aan het worden. Voor de jonge generatie werknemers is het versturen van e-mail niet zo vanzelfsprekend als voor ouderen.
Zij gebruiken liever communicatiemiddelen van nu; en dan het liefst nog mobiel. E-mail vinden ze te formeel. Ze communiceren liever rechtstreeks en via korte mededelingen. Daarvoor gebruiken ze bijvoorbeeld Facebook, WhatsApp.

Alternatieven voor e-mail
Tot zover de bezwaren tegen e-mail. Helemaal stoppen met e-mail is voor veel bedrijven een brug te ver, maar ze ontdekken langzamerhand alternatieven voor de interne communicatie en voor de samenwerking tussen collega’s.

Zo gebruiken bedrijven voor:

• snelle updates: WhatsApp, Ping of SMS met de smart phone; Twitter


• korte mededelingen: Twitter, Facebook of besloten bedrijfsvarianten als Yammer en Chatter


• delen van kennis: interne blogs, wiki’s


• uitwisselen van documenten: Dropbox, Google Docs, Microsoft's Sharepoint


• samenwerken: samenwerkingsruimten op internet/intranet, groepen bij Facebook of LinkedIn


• overleg: chat, beeldgesprek via Skype, Gmail of Facetime.

Overgangsfase
Zoals uit bovenstaande opsomming blijkt, zijn er veel mogelijkheden. En daar zit in de huidige overgangsfase precies het probleem. Er is zoveel, er komen dagelijkse nieuwe mogelijkheden bij; met verschillende software, voor verschillende devices.
Willen medewerkers hier wel energie in steken? En hoeveel moeite kost het om de communicatie over al deze nieuwe kanalen voldoende te beveiligen?

En ondervangen de nieuwe middelen echt de nadelen die we ervaren van e-mail? Zullen mensen die ongedisciplineerd mailen, wel op een goede manier gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden? Helpen de nieuwe kanalen bij het beteugelen van de informatiechaos of vergroten ze die juist?