Privacy-AVG

Vanaf 25 mei 2018 moet uw organisatie voldoen aan strengere privacyregels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Ook de gegevens die u verwerkt van uw personeel, vallen onder deze wet. Medewerkers krijgen bovendien meer rechten om gegevens op te vragen, te wijzigen en te laten verwijderen.

• Europese AI-verordening van kracht: Wat HR-adviseurs moeten weten

  Sinds 1 augustus 2024 is de Europese AI-verordening in werking getreden, waarmee het veilig gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) wordt geregeld. Deze nieuwe set regels stelt duidelijke eisen aan de ontwikkeling en het gebruik van AI-systemen, afhankelijk van het risico dat deze systemen met zich meebrengen. Voor HR-adviseurs, die steeds vaker gebruikmaken van AI voor personeelsbeheer en werving, is deze verordening zeker relevant.

• Kunstmatige intelligentie (AI): Model richtlijn voor gebruik op het werk

  Met deze richtlijn reguleert u het gebruik van AI op de werkplek. Uitgangspunt is niet om AI-toepassingen te verbieden, maar om verstandig gebruik van AI op het werk mogelijk te maken, waarbij de mens altijd in laatste instantie beslist.

  

  Model Richtlijn gebruik Kunstmatige intelligentie (AI) op het werk

• Mag je met camera’s toezicht houden op werknemers?

  Ze zijn overal om ons heen en het worden er ook steeds meer. Ze zitten verborgen in deurbellen, auto’s en huishoudelijke apparaten. En camera’s verschijnen ook steeds vaker ook op de werkvloer. Wie in een winkel werkt, bij een bank, of in de horeca weet al dat je als werknemer overal in de gaten kan worden gehouden. Maar er hangen soms ook camera’s op plekken die minder bekend zijn. Meestal uit veiligheidsoverwegingen, maar ook wel om diefstal op te sporen of om te bekijken of werkprocessen goed verlopen. Werkgevers mogen dat doen, maar er zijn wel strenge regels voor het toezicht dat je met camera’s mag houden op het werk.

• Videobellen voor een ziekmelding? Werkgever gaat daarmee snel in de fout

  Medewerkers die zich ziek melden, moeten dat meestal doen door ’s ochtends kort met hun leidinggevende te telefoneren. Daarbij moet de manager erg opletten, want medische gegevens mag de organisatie op geen enkele manier verwerken, dat moet u aan de bedrijfsarts overlaten. Nu we meer gewend zijn geraakt aan videobellen, zijn er organisaties die willen dat de medewerker zich ook bij ziekte op die manier afmeldt voor het werk. Maar mag een werkgever dat wel verplichten, videobellen voor een ziekmelding? Want voor je het weet, zit de manager toch (onbewust) te beoordelen hoe ziek de medewerker aan de andere kant van het scherm eigenlijk is.

• AI-dilemma’s op het werk: 9 actiepunten voor HR

  Artificial Intelligence (AI) lijkt dé sleutel tot hogere productiviteit. Tegelijkertijd is er het risico dat medewerkers achter gaan lopen op technische ontwikkelingen en zich minder betrokken voelen. Daarom is het belangrijk dat bedrijven ervoor zorgen dat zij hun medewerkers meenemen. Maar het werken met kunstmatige intelligentie is niet zonder dilemma’s. HR moet in actie komen om de organisatie en de medewerkers op een verantwoorde wijze met AI te laten werken.

• Diversiteitsbeleid en inclusief HR-beleid, dilemma’s en mogelijkheden

  Organisaties die een inclusief personeelsbeleid willen voeren en diversiteit bevorderen, zouden daarvoor (bijzondere) persoonsgegevens van medewerkers moeten verwerken. Daar is geen harde wettelijke basis voor. Een breed, inclusief HR-beleid is wellicht een betere optie. Hier vindt u een overzicht van dilemma’s en mogelijkheden.

• 5 Tips voor HR: zo ga je zorgvuldiger om met digitale personeelsgegevens

  HR-professionals hebben weinig aandacht voor digitale veiligheid, terwijl zij behoorlijk wat gevoelige gegevens verwerken van medewerkers. Aan de verwerking van die gevoelige gegevens stelt de privacywet AVG strenge voorwaarden. Ernaar gevraagd, zeggen HR-professionals dat ze zich hier wel degelijk zorgen over maken. Maar in de dagelijkse praktijk neemt die urgentie juist af. Dat is onwenselijk, zeker nu we meer hybride gaan werken.

• Verplichte vingerafdruk medewerker mag alleen als de reden goed onderbouwd is

  Een werknemer verplichten om een vingerafdruk te gebruiken om de kassa te bedienen, is volgens de kantonrechter in strijd met Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Maar dit betekent niet, dat de werkgever nóóit een vingerafdruk of irisscan mag vragen het personeel.

• Monitoring zorgt voor weerstand bij werknemers, maar er zijn alternatieven

  Hoewel de privacywetgeving streng is, worden toch vier van de tien werknemers met software gemonitord door hun werkgever. Ruim de helft vindt de controle vervelend en zou willen dat ze die uit kunnen zetten. Driekwart van de werknemers die in de gaten worden gehouden, is door HR voorgelicht over de monitoring. Maar 22 procent heeft niets over hun rechten gehoord, terwijl dat van de wetgever wel moet. Werkgevers en HR moeten goed nadenken over het doel dat ze willen bereiken met monitoring. Afhankelijk daarvan, zijn er verschillende alternatieven.

• Kunstmatige intelligentie (AI): reguleer gebruik op het werk

  De toename van AI-toepassingen brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral ook in het omgaan met vertrouwelijke informatie. Zo kan het gebruik van AI, zoals ChatGPT, risico's opleveren voor de bescherming van bedrijfsgeheimen. Dat kan al gebeuren wanneer u bijvoorbeeld de notulen van directievergaderingen laat samenvatten door een AI-toepassing.

  

  Reguleer gebruik van Kunstmatige Intelligentie op het werk

• Met de juiste HR-instrumenten maakt u cyberverdedigers van uw medewerkers

  Als hackers het bedrijfsnetwerk overnemen, ligt het bedrijf plat. HR kan een rol van betekenis spelen om internetveiligheid binnen de organisatie te bevorderen. Zo is het heel belangrijk om gedrag voor IT-beveiliging mee te nemen in HR-instrumenten zoals evaluatiegesprekken, maar ook al bij de werving van personeel. HR kan cyberveilig werken bevorderen door 5 adviezen te volgen.

• Boete voor recruiter: kopie ID-bewijs vragen voor inzage persoonsgegevens mag niet

  Een Nederlandse vrouw wilde van recruitmentbureau Michael Page weten welke persoonsgegevens zij van haar hadden opgeslagen. De recruiter eiste dat de vrouw voor inzage van haar gegevens een kopie van haar ID-bewijs moest geven én een kopie van haar verzekeringspas. Maar dat mag alleen in zeer uitzonderlijke gevallen. De vrouw diende een klacht in en kreeg gelijk van de privacy-toezichthouder. De recruitmentfirma moet daarom een forse boete betalen.

• Coronatoegangspas voor het werk is niet altijd in strijd met privacywet

  Het demissionaire kabinet is bezig met wetgeving waarmee de werkgever straks om een QR-code mag vragen als toegangsbewijs voor de werkplek. Dat mag nu nog niet van de privacywet AVG, omdat de werkgever bijvoorbeeld geen medische gegevens mag verwerken. Maar als er een ‘zwaarwegend algemeen belang' is en de wettelijke regels duidelijk zijn, is een coronatoegangsbewijs voor de werkplek niet altijd in strijd met het recht op de privacy.

• Dit moet u regelen voor de AVG

  De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Ook de gegevens die u verwerkt van uw eigen personeel, vallen onder deze wet.

• Kabinet wil QR-code voor toegang werkplek mogelijk maken

  Omdat steeds meer coronapatiënten in het ziekhuis liggen, zijn opnieuw strengere maatregelen afgekondigd om besmettingen tegen te gaan. Vanaf 6 november 2021 geldt, dat we opnieuw minstens de helft van de werktijd thuis moeten werken. Ook moeten werkenden zoveel mogelijk de spits mijden. Verder bereidt het kabinet nu toch de maatregel voor om de QR-code in te zetten voor toegang tot de werkplek.

• Werkgever mag profielfoto vragen van thuiswerkers

  Doordat veel meer mensen vaker thuiswerken, zoeken werkgevers naar middelen om beter met elkaar in contact te blijven. Bijvoorbeeld met softwareprogramma’s waarmee collega’s eenvoudiger kunnen communiceren. Mag je dan eisen dat een medewerker daarin een profielfoto plaatst, of moet je dan rekening houden met het argument dat dit de privacy aantast?

• Werkgevers willen weten of werknemer coronaprik heeft gehad

  Werkgevers willen de mogelijkheid krijgen om te controleren of werknemers gevaccineerd, getest of hersteld zijn van een corona. Werknemers zónder coronabewijs willen ze niet zomaar toelaten op de werkplek. Deze werknemers moeten zich eerst laten testen, thuiswerken of andere beschermende maatregelen nemen. Dit is nodig voor een veilige werkomgeving én omdat collega’s en klanten er om vragen, zeggen de werkgevers. Maar minister De Jonge wil zo ver (nog) niet gaan.

• Verwerkersovereenkomst (AVG), model

  Werkt u met een arbodienst, een leasemaatschappij of een salarisverwerkingsbedrijf? Dan deelt u persoonsgegevens met deze externe organisaties en moet u van de AVG een verwerkersovereenkomst afsluiten. De verwerkersovereenkomst regelt de omgang met, en beveiliging van, persoonsgegevens. Dit model geeft u houvast bij het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met een opdrachtnemer die persoonsgegevens verwerkt.

  

  Model Verwerkersovereenkomst AVG

• Volgsoftware inzetten om medewerkers te controleren mag niet zomaar

  Nu de meeste Nederlanders thuiswerken, zoeken werkgevers naar manieren om hun personeel te controleren. Daarvoor zetten zij soms employee monitoring software in. Maar medewerkers voelen zich met de volgsoftware begluurd. Ze verwachten van hun manager een ondersteunende rol, maar ongezien meekijken schaadt juist het vertrouwen. De privacywetgeving verbiedt het systematisch volgen van personeel als dat in het geheim gebeurt. Bovendien moet de ondernemingsraad ook eerst instemmen voordat u de software mag gebruiken.

• Coronacrisis: Privacywaakhond draait bij, want temperatuur meten mag

  Of het echt zinvol is, blijft de vraag, maar de temperatuur opmeten van werknemers mag wel. De Autoriteit Persoonsgegevens was daar vorige week nog mordicus op tegen, maar maakt nu een opvallende draai: de lichaamtemperatuur meten mag wel, maar verwerken niet. De privacywaakhond wringt zich in moeilijk juridische bochten. Zo is het niet toegestaan om toegangspoortjes automatisch dicht te houden bij koorts, maar mag u werknemers na meting wel persoonlijk tegenhouden.

• Deze algoritmes maken het werk van HR makkelijker, maar AVG stelt strenge grenzen

  Een sollicitatiegesprek met een robot, besluitvorming over het werk door computers, of dataverzameling door smartwatches om de gezondheid van medewerkers te monitoren. HR krijgt de beschikking over algoritmes die beslissingen nemen over mensen. Maar hoe weten we zeker dat die algoritmes ook echt de juiste beslissingen nemen? De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat het verwerken van persoonsgegevens door algoritmes, niet zomaar mag.

• Privacyverklaring voor het personeel, schema

  Werknemers verstrekken de nodige persoonlijke gegevens aan de werkgever. Zij moeten er op kunnen vertrouwen dat u daar zorgvuldig mee omgaat. Met het in werking treden van de AVG, heeft u een informatieplicht over de privacy: u moet werknemers informeren over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt, bijvoorbeeld in een privacyverklaring. In dit schema, ziet u wat daar in hoort te staan.

  

  Schema Privacyverklaring personeel

• Een werknemer in scheiding: Werkgever, bemoei je met je eigen zaken?

  Leidinggevenden moeten een rol spelen als werknemers kampen met privé-problemen, zoals een scheiding. Dat vindt 59% van de werkgevers volgens het HR Benchmarkonderzoek van HR dienstverlener Visma | Raet.

• Privacy en HR: mag je vriendschap vragen om een profiel te checken?

  Internet en sociale media maken het werk van de HR-afdeling uitdagender: we weten meer over het privéleven van sollicitanten en personeelsleden en kunnen eenvoudig met medewerkers communiceren. Lekker handig misschien, maar mag je al die mogelijkheden wel gebruiken? Wist u dat je nooit een vriendschapsverzoek mag doen om achter gegevens uit een facebookprofiel te komen? HR moet écht oppassen dat de privacy van medewerkers niet wordt geschaad. Want daar staan hoge boetes op.

• Privacywet AVG houdt salarisadministratie tot in 2019 bezig

  Negen van de tien salarisprofessionals vinden de aangescherpte privacywet AVG veruit het belangrijkste onderwerp binnen hun vakgebied. Meer dan de helft (56%) verwacht dat dit ook in 2019 een belangrijk thema blijft. De werkdruk op de salarisadministratie is sinds de invoering van deze AVG, op 25 mei van dit jaar, flink toegenomen.

• Ziekmelden met videobellen niet verplichten

  De organisatie mag medische gegevens op geen enkele manier verwerken en geen onnodige inbreuk maken op de privacy van de medewerker. Videobellen verplichten voor een ziekmelding, in plaats van een 'gewoon' telefoontje, houdt voor een rechter daarom waarschijnlijk geen stand.

• In maand tijd ruim 600 klachten ingediend bij AP

  Sinds 25 mei zijn de privacyrechten van mensen versterkt en kan iedereen een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Ruim 600 mensen hebben dat inmiddels gedaan.

• Veel recruitmentbureaus voldoen nog niet aan nieuwe privacyregels

  Het gaat goed met de recruitmentbureaus in Nederland. Het merendeel verwacht dit jaar meer om te zetten; een kwart denkt dat de omzet zelfs met meer dan 25% zal groeien. Wellicht door de grote drukte, is de aandacht voor de privacywet AVG er bij ingeschoten, want meer dan de helft is nog niet voorbereid op de AVG, terwijl de wet al sinds 25 mei van kracht is.

• Noodplan AVG: deze stappen moet u in ieder geval nog zetten

  Aanstaande vrijdag, 25 mei 2018, wordt de nieuwe privacywet AVG definitief ingevoerd. Ook HR heeft volop te maken met de nieuwe privacywet, want veel van de gegevens over medewerkers zijn bijzonder gevoelig. Daar moet u van de wet extra zorgvuldig mee omgaan. Hebt u nog niets, of veel te weinig, geregeld? Met dit noodplan, zet u de eerste stappen en kunt u boetes vermijden.

• Werving: CV-selectie door computersoftware

  CV’s van sollicitanten vallen soms op een grote stapel. Maar mensenogen worden minder belangrijk in de CV-selectie, omdat computersoftware vaker de eerste selectieronde overneemt van de recruiter. Moderne technologie met kunstmatige intelligentie (AI) analyseert CV’s en kiest vervolgens zelf welke kandidaten worden uitgenodigd.

• AVG: organisaties hebben invoering nieuwe privacywet onderschat

  Veel Nederlandse organisaties lopen vanaf aanstaande vrijdag kans op hoge boetes, omdat ze nog niet klaar zijn voor de nieuwe privacywet AVG. Veel organisaties hebben de voorbereidingstijd voor het invoeren van nieuwe procedures en technische aanpassingen, zwaar onderschat. Nog geen vier op de tien is klaar voor de AVG, die 25 mei 2018 definitief wordt ingevoerd.

• Privacywet: werkgevers en recruiters moeten vanaf 25 mei miljoenen cv’s verwijderen

  Als op 25 mei 2018 de nieuwe privacywet AVG definitief ingaat, moeten werkgevers en recruiters er op letten dat sollicitanten expliciet akkoord gaan met de bewaar- en bezwaartermijn van sollicitaties. Dat kan met een privacy statement, waarin de rechten van de sollicitant, de verwerking van zijn of haar cv, de bewaartermijn en de doeleinden van deze verwerking worden vastgelegd. Wie dat niet doet, mag cv’s van sollicitanten niet meer bewaren of gebruiken.

• AVG: mag je straks nog wel loonstroken versturen via de mail?

  Nu de invoering van de nieuwe privacywet AVG snel een feit is, komen velen tot de ontdekking dat sommige werkwijzen niet meer zo goed binnen de regels passen. Zoals het (laten) versturen van salarisstrookjes via de mail. Want e-mail is zo lastig te beveiligen, dat de praktijk om loonstrookjes via de mail te versturen na 25 mei 2018 waarschijnlijk op de helling moet.

• Privacy: Register verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens, model

  Om aan de AVG te voldoen, moet de organisatie van Verwerkingsverantwoordelijke een register onderhouden waarmee de gegevensverwerkingen in kaart worden gebracht. Dit model geeft een overzicht van wie, welke gegevens verwerkt en waarom.

  

  Register verwerkingsactiviteiten persoonsgegevens

• BEWAREN: Wat HR moet weten over de nieuwe privacywet en wat u nog moet doen

  De tijd dringt, want al op 25 mei 2018 wordt de privacywet AVG ingevoerd. HR moet zich nu echt voorbereiden om aan de nieuwe eisen te voldoen. Wie nog niet begonnen is, moet een flinke inhaalslag maken. Want HR krijgt volop te maken met de gevolgen van de AVG. Personeelsnet zet hier de belangrijkste punten voor u op een rij.

• Complete invoering privacywet AVG ligt ook in Nederland op schema

  De Tweede kamer heeft ingestemd met de Nederlandse toepassing van de privacywet AVG, die al op 25 mei 2018 van kracht wordt. Met de nieuwe regels worden de rechten van burgers en werknemers beter beschermd, maar organisaties (én hun HR-afdelingen) moeten wel flink doorpakken om op tijd aan de wet te voldoen.

• Werkgevers willen controle privacywet uitstellen en duidelijkheid over P-gegevens

  De nieuwe privacywet zit er al twee jaar aan te komen, maar de datum van invoering (25 mei 2018) komt voor velen nu toch als een verrassing. Zo is er nog verwarring over de verwerking van gegevens over het personeel. Daarom moet de Autoriteit Persoonsgegevens niet meteen gaan handhaven, maar eerst eens goede voorlichting en begeleiding gaan geven, vinden de Nederlandse werkgeversorganisaties.

• Privacyverklaring sollicitatieproces, schema

  De privacywet AVG stelt scherpe eisen aan het bewaren en verwerken van gegevens van sollicitanten. Zonder toestemming, mag u geen database met cv’s meer opbouwen, laat staan dat u cv’s gaat delen via de mail met anderen. Het is aan te bevelen om een privacyverklaring op te stellen en op uw recruitementsite te plaatsen. Natuurlijk moet u zich daar dan ook aan gaan houden. In dit schema vindt u de elementen die u in een privacyverklaring voor sollicitanten kunt verwerken.

  

  Schema privacyverklaring sollicitatieproces

• Spuug voor de recruiter?

  Met hulp van een beetje DNA kunnen de "natuurlijke talenten" van kandidaten en werknemers in beeld worden gebracht. Dat is tenminste de belofte van een Nederlands assessmentbureau. Deze en andere nieuwe technieken beloven veel, maar kunnen zij de beloftes ook waarmaken?

• Deze stappen moet HR nog zetten voor de nieuwe privacywet

  De tijd dringt voor HR-professionals om privacy-proof te zijn. Want het onrechtmatig verwerken van persoonsgegevens kan, na de invoering van de nieuwe privacywet, torenhoge boetes opleveren. Bovendien kan het (onbedoeld) lekken van klantgegevens tot onherstelbare reputatieschade leiden.